BUSINESS TOOLS

Door leereffecten worden mensen en organisaties efficiënt. Helaas worden ze al te dikwijls efficiënt in een inefficiënt proces. De leereffecten zorgen voor een competitief voordeel, totdat een andere speler de markt betreedt en uitpakt met een efficiënter proces (disruptie).

Hoe komt het zover? Bestaande processen worden niet in vraag gesteld, net omdat er dat competitief voordeel is dat succes oplevert.

In de markt waar PD-Consult actief is komt dit in de eerste plaats tot uiting bij personeel dat operationeel administratief werk levert. Een greep uit onze observaties:

• Dezelfde info moet op verschillende plaatsen worden ingevoerd

• Er wordt tussen bestanden en toepassingen vlot gecopy-pastet

• Beschikbare info wordt manueel verwerkt in rapportage

• …

Dit geeft aanleiding tot verborgen kosten, die doorgaans anoniem verdwijnen in de loonmassa. De tijd die mensen verliezen aan deze inefficiënte handelingen is echter ook tijd die ze niet kunnen spenderen aan taken die wel waarde toevoegen.

We illustreren dit met een case uit onze praktijk:

_ Een klant zag zijn groeiambities gefnuikt. Er waren voldoende aanvragen voor nieuwe projecten, maar omdat elk project een enorme administratieve impact heeft, konden ze niet aan de vraag voldoen. In de competitieve markt waarin ze opereren was het onmogelijk om de verkoopprijs te verhogen. Ook extra personeel was om dezelfde reden geen rendabele optie. Na onze analyse bleek dat het administratieve proces bijna volledig kon geautomatiseerd worden. Resultaat: We ontwikkelden een tool waardoor de doorlooptijd van een project met 80% gereduceerd werd. Alle nieuwe aanvragen konden nu wel behandeld worden; aan een fractie van de kostprijs. Niet alleen de omzet, maar ook de winst steeg met dubbele cijfers…

Wanneer je er van uitgaat dat de gemiddelde totale loonkost(*) van een bediende in Vlaanderen zo’n 45 euro per uur bedraagt, is het niet zo moeilijk om de impact van een automatiseringsproject te becijferen. Stel dat een medewerker elke week gecumuleerd één dag spendeert aan een automatiseerbaar proces (wat we regelmatig vaststellen tijdens onze audits), dan heeft dat een kostimplicatie van 17.000 euro op jaarbasis. In de hierboven beschreven case liep de besparing op tot 69.000 euro per jaar.

Gericht investeren in automatisatie van administratieve processen heeft dus een snelle terugverdientijd. Zeker als je de vrijgekomen tijd gebruikt voor activiteiten die werkelijk waarde toevoegen. Dan realiseer je een multiplicator op de investering. Iets wat de klant in de case hierboven bijzonder succesvol in de praktijk gebracht heeft. De vrijgekomen tijd werd geïnvesteerd in nieuwe projecten, waarbij de return uiteindelijk een veelvoud van 69.000 euro werd.

Business Tools?

Met onze afdeling Business Tools bouwen we oplossingen op maat van onze klanten. Efficiëntie en effectiviteit staan daarbij voorop. Daarom durven we zonder overdrijven zeggen dat we eigenlijk tijd verkopen.

Op basis van een audit en analyse van de bestaande processen werken we een projectvoorstel uit. We houden daarbij rekening met budget en behoefte van onze klanten. We schatten de realiseerbare tijdsbesparing zodat onze klanten zicht krijgen op terugverdientijd. Daarnaast proberen we ook de toekomstige noden mee in kaart te brengen zodat onze applicaties mee kunnen groeien met onze klanten.

Omdat het wel effectief, maar inefficiënt is om een mug te raken met een kanon ontwikkelen we steeds op het platform dat best aansluit bij de gewenste finaliteit:

• PowerApps

• C# / VB.NET

  maar even graag ontwikkelen we een geautomatiseerde toepassing in

• Excel en/of

• Access;

• VBA (Visual Basic for Applications)

Doorheen de jaren hebben we een heel aantal generieke producten ontwikkeld. Sommige kant-en-klaar voor implementatie, andere als goed uitgewerkt fundament. Voor een overzicht zie onze toolshop

(*) totale loonkost is de kost die een werkgever betaalt. Inclusief werkgeversbijdragen, vakantiegeld, cheques, premies enz. maar exclusief bedrijfswagen en overheadkosten.

In onze aanpak staat begrijpen steeds centraal. Je kan je klant niet ondersteunen als je de processen niet begrijpt. Daarom besteden we veel aandacht aan analyse. Op die manier kunnen we starten met een goed beeld van de situatie zoals ze is. Dat stelt ons ook in staat om klanten actief bij te staan in het bepalen van de finaliteit van een project. We laten ons hier echter niet op vastpinnen. Wanneer tijdens de ontwikkeling van project opportuniteiten opduiken, vaak het gevolg van voortschrijdend inzicht, zullen we die desgevallend integreren. Alleen op die manier kan je een eindproduct afleveren waarmee de eindgebruiker werkelijk ondersteund wordt.